weclapp Import-Modul für Großhandels-Bestellungen

Die detrado GmbH hat speziell für das ERP-System weclapp ein Import-Modul entwickelt, das es ermöglicht, vollautomatisiert, Großhandelsbestellungen aus verschiedenen Ursprungs-Systemen zu verarbeiten. Die Bearbeitung einer Bestellung mit z.B. mehr als 500 Positionen wird nun innerhalb von 5 Minuten vollautomatisiert erledigt – der Zeitaufwand der Bestellerfassung ist um ein Vielfaches geschrumpft. Das Cloud-Modul kann ganz einfach als Zusatzfunktion in den detrado Cloud Services lizenziert und eingesetzt werden.

Hintergrund & Problemstellung

Die detrado GmbH hat einige Kunden, die im Großhandel tätig sind und das ERP System weclapp einsetzen. Jede Woche gehen bei diesen Kunden viele Bestellungen mit mehr als 100 Positionen pro Kunde bzw. Order ein. Da die Bestellungen immer aus unterschiedlichen Systemen kommen (z.B. JTL, SAP, Lexware, etc.), haben diese immer verschiedene Formate (PDF, CSV, etc.) und halten zudem noch keine einheitlichen Strukturen bereit.

Der Arbeitsaufwand für die Auftragsbearbeiter war immens und es war keine einheitliche Verarbeitung möglich – jede Auftragsposition musste einzeln erfasst werden. Nach einer gewissen Anzahl von Positionen kam jedoch noch hinzu, dass das ERP-System langsamer wurde (ab ca. 150 Positionen). Manchmal dauerte die Auftragserfassung für einen Großhandelsbestellung einen ganzen Tag!

Die Lösung & Vollintegration

Entwickelt wurde ein weiteres detrado Cloud Modul, das die eingehenden Bestelldokumente mit einem Algorithmus im eigens dafür entwickelten Dokumenten-Dekoder ausliest, den Besteller automatisiert erkennt und in weclapp zuordnet. Ein Mapping der Artikelnummern (Kunde zu Lieferant) wird vorgeprüft und kann nach Bedarf manuell erweitert werden, damit die Zuordnung der Artikel und Mengen zu 100% synchron läuft.

Bevor die Bestellung nun zu weclapp importiert wird, wird eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt und ein Pre-Import-Log erstellt, an dem man nochmals die ausgelesenen Daten manuell prüfen kann. Bei Bestellungen von über 150 Positionen wird zudem noch der Auftrag in Teilaufträge aufgesplittet, um eine reibungslose Weiterverarbeitung in weclapp zu gewähleisten.

Standard-Importprofile aus gängigen Warenwirtschaftssystemen sind bereits implementiert und können mit wenig Aufwand an die kundenspezifischen Gegebenheiten angepasst werden. Neue Importprofile sind mit wenig Zeitaufwand durch unsere Entwickler rasch erstellt.